Sejarah

Unit Pengelola Informasi dan Kerja Sama (UPIKS) Fakultas Kedokteran Universitas Udayana (FK Unud) merupakan salah satu unit yang ada di lingkungan FK Unud. UPIKS FK Unud merupakan transformasi dari Unit Kerja Sama FK Unud. Perubahan ini didasarkan pada SK Rektor nomor 183/UN14/HK/2020 tentang Pembentukan Unit pada Fakultas/Pasca Sarjana dimana pembentukan unit ini didasari oleh upaya untuk meningkatkan kinerja dan pelayanan penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat di Universitas Udayana. Berdasarkan SK Rektor tersebut, UPIKS FK Unud mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan, pelayanan teknologi informasi, melaksanakan penyusunan bahan koordinasi, dan pelaksanaan kerja sama di lingkungan FK Unud. UPIKS dipimpin oleh seorang Koordinator yang diangkat dan diberhentikan oleh Rektor dengan masa tugas paling lama 4 (empat) tahun. Menurut SK Rektor tersebut, Koodinator UPIKS bertanggung jawab kepada Dekan melalui Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan dan Informasi. Namun oleh karena di FK Unud, urusan kerja sama berada di bawah Wakil Dekan Bidang Akademik dan Perencanaan (Wakil Dekan 1), maka UPIKS FK Unud bertanggung jawab kepada dekan melalui Wakil Dekan Bidang Akademik dan Perencanaan (Wakil Dekan 1).

Adapun secara detail tugas pokok UPIKS terbagi menjadi 2 bagian besar, yakni (1) terkait urusan pengelolaan dan pelayanan teknologi informasi dan (2) terkait urusan kerja sama. Di FK Unud oleh karena urusan pengelolaan dan pelayanan teknologi informasi sudah ada unit dan bagian yang mengelolanya sebelum UPIKS disahkan, yakni Unit Pengelola Informasi (Unit CBT) dan Bagian Pengelola Informasi dan Perencanaan, supaya tidak tumpang tindih, tugas pelaksanaan pengelolaan informasi oleh UPIKS FK Unud dilakukan berdasarkan kebutuhan dan koordinasi dengan USDI serta saling kordinasi dengan Unit CBT dan Bagian Pengelola Informasi. Secara detail tupoksi UPIKS terkait pengelolaan dan pelayanan teknologi informasi yang telah dilakukan adalah:

  1. Menjembatani permasalahan terkait pelayanan teknologi informasi civitas akademika FK Unud (terutama IMISSU, BKD, Website, Webex, Oase, Akun Sinta dan Sister) antara Civitas FK dengan USDI
  2. Fasilitasi Aktivasi Webex dan OASE Dosen
  3. Mensinkronkan akun publikasi dosen di SIMDOS dengan akun Sinta Dikti
  4. Bersama UP3M meningkatkan kualitas proses belajar mengajar di FK Unud melalui pelatihan OASE

Sedangkan secara detail tugas pokok urusan kerja sama adalah koordinasi dan memfasilitasi pengurusan MoU ke bagian kerjasama rektorat, mengkordinasi dan melayani pembuatan PKS (Perjanjian Kerjasama) dengan berbagai pihak dari dalam maupun luar negeri, bersama program study melakukan proses perencanaan, monitoring dan evaluasi kerja sama. Secara detail tupoksi UPIKS untuk urusan kerja sama di FK Unud adalah sebagai berikut:

  1. Melakukan hal-hal berikut: (1) mempelajari berkas penawaran kerja sama yang diajukan pengusul; (2) menyusun berkas penawaran kerja sama (3) memeriksa berkas penawaran kerja sama; 
  2. Menilai konsep naskah kerja sama, bersama pengusul menyiapkan naskah kerja sama, melakukan pembahasan terhadap naskah kerja sama;
  3. Menyiapkan/mengkoordinasikan draft PKS/Agreement dengan pihak terkait sebelum dilakukan penandatanganan;
  4. Memfasilitasi, menyiapkan dan melaksanakan acara penandatanganan PKS/Agreement, serta mengecek kembali naskah yang telah ditandatangani untuk dilengkapi dengan stempel dan penyerahan kepada pihak Mitra Kerja Sama;
  5. Melaporkan dan menyerahkan Naskah Perjanjian Kerja Sama yang bersifat operasional kepada Dekan melalui Wakil Dekan;
  6. Membantu penanggung jawab kerja sama menyiapkan dokumen dan surat lainnya yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja sama yang berkoordinasi dengan Wakil Dekan;
  7. Mengembangkan dan memelihara Sistem Informasi dan administrasi pelaksanaan kerja sama;
  8. Melakukan pengarsipan/penyimpanan semua dokumen Nota Kesepahaman/MOU yang sudah dijalin dengan pihak dalam maupun luar negeri;
  9. Mengkoordinasikan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan kerja sama bersama-sama tim pelaksana kegiatan kerja sama
  10. Melakukan/membuat pelaporan data kerja sama yang telah dilaksanakan pada tahun yang bersangkutan.
  11. Melakukan pencatatan penerimaan UPIKS sebagai salah satu layanan usaha FK Unud dan melaporkan ke Wakil Dekan Bidang Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan.

Adapun detail tupoksi dari UPIKS untuk urusan kerja sama telah sesuai dengan Pemenristek Dikti Nomor 30 tahun 2019, Pasal 19 tentang Bagian Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b mempunyai tugas salah satunya melaksanakan koordinasi dan administrasi kerja sama.Sementara pada Pasal 20 disebutkan bahwa dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19, bagian atau unit yang menyelenggarakan tugas kerja sama menyelenggarakan fungsi salah satunya yakni pelaksanaan koordinasi dan administrasi kerja sama. Pasal pasal lainnya di dalam Permenristekdikti tersebut di dalam Pasal 21 Bagian Kerja Sama terdiri atas:

  1. Subbagian Kerjasama Dalam Negeri;
  2. Subbagian Kerjasama Luar Negeri

Pelaksanaan kerjasama di FK Unud juga mengacu pada tujuan sebagaimana tertera pada Statuta Unud 2017, Pasal 26, ayat d adalah: menjalin kerjasama di berbagai bidang untuk meningkatkan mutu Tridharma Perguruan Tinggi. Hal tersebut secara lebih rinci dijabarkan pada Statuta Unud Bab XI, Pasal 85 tentang Kerja Sama yaitu:

  1. Unud dapat menjalin kerja sama akademik dan non-akademik dengan perguruan tinggi dan/atau lembaga lain, baik di dalam maupun di luar negeri
  2. Kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam rangka menjabarkan visi dan misi Unud dengan berasaskan kemitraan, persamaan kedudukan, saling menguntungkan, dan memberikan kontribusi kepada masyarakat.
  3. Kerja sama sebagaimana dimaksud pada ayat (i), dapat berbentuk: a. Pertukaran dosen dan mahasiswa dalam menyelenggarakan kegiatan akademik; b. Pemanfaatan bersama sumber daya dalam pelaksanaan pendidikan dan kegiatan akademik, penelitian, serta pengabdian kepada masyarakat; c. Penerbitan karya ilmiah bersama; d. Penyelenggaraan seminar bersama atau kegiatan ilmiah lainnya; atau e. Kerja sama lainnya yang dipandang perlu dan tidak mengikat. 
  4. Pelaksanaan kerja sama antar lembaga di lingkungan Unud dan/atau antara Unud dengan pihak lain dapat dilakukan oleh fakultas, program pascasarjana, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Lembaga Penelitian, Pengembangan dan Pengabdian kepada Masyarakat, program studi, laboratorium/studio, dan unit penunjang lainnya.
  5. Pelaksanaan kerjasama harus dengan sepengetahuan Rektor.
  6. Ketentuan lebih lanjut mengenai mekanisme kerja sama diatur dengan Peraturan Rektor sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.


Di samping itu, pelaksanaan kerjasama secara spesifik diatur dalam Peraturan Rektor Nomor: 7 Tahun 2018 yang secara rinci menguraikan tentang tata cara pelaksanaan kerjasama.

Selain itu UPIKS juga merupakan salah satu unit layanan usaha di FK Unud. Layanan usaha yang ada dibawah UPIKS meliputi layanan usaha pendidikan dan pelayanan kesehatan seperti kerjasama tenaga pengajar dengan institusi pendidikan baru, pelayanan kesehatan spesialistik di daerah terpencil dan layanan program elektif untuk mahasiswa baik lokal maupun asing. Penerimaan FK dari kegiatan kerja sama pendidikan dan layanan kesehatan ini berasal dari fee institusi yang dikenakan kepada mitra kerja sama. Adanya penerimaan melalui kegiatan kerja sama membantu upaya peningkatan pemasukan FK untuk dapat menunjang kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi di FK Unud.

Adapun dasar hukum pelaksanaan kegiatan UPIKS diantaranya:

  1. Kepmen PTIP Nomor: 104 Tahun 1962, yo Kepres Nomor : 18 Tahun 1963 tentang Pendirian Universitas Udayana;
  2. Undang-undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336)
  3. Peraturan Menteri Nomor 30 tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Udayana;
  4. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 224/MPK.A4/KP/2013, tentang Pengangkatan Rektor Universitas Udayana;
  5. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 14 tahun 2014 tentang Kerja Sama Perguruan Tinggi;
  6. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 30 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Udayana (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 748)
  7. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 34 Tahun 2017 tentang Statuta Universitas Udayana (Berita Acara Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 620)
  8. Keputusan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 367/M/KPT.KP/2017 tentang Pengangkatan Rektor Universitas Udayana Periode Tahun 2017-2021
  9. Peraturan pemerintah Nomor 4 tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 16, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5500)
  10. Peraturan Rektor Nomor 7 Tahun 2018 tentang Prosedur Operasional Baku Kerjasama Akademik dan Non-Akademik
  11. Peraturan Rektor Universitas Udayana nomor 23 Tahun 2018 tentang Perubahan Peraturan Rektor Universitas Udayana nomor 7 Tahun 2018 tentang Prosedur Operasional Baku Kerja Sama Akademik dan Non Akademik Universitas Udayana
  12. Keputusan Rektor Universitas Udayana Nomor 707/UN14/KP/2017 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Udayana tanggal 27 September 2017
  13. Keputusan Rektor Universitas Udayana No. 183/UN14/HL/2020 tentang Pembentukan Unit pada Fakultas/Pasca Sarjana
  14. Keputusan Rektor Universitas Udayana No. 399/UN14/HK/2020 tentang Pengangkatan Koordinator Unit pada Fakultas



Berita

See More >>

Pengumuman

See More >>

Agenda

See More >>